南京工业大学校长办公室来文处理规范

为加强对学校各类文件的管理，提高管理水平和文件处理效率，保证各类公文流转有序和通畅，现将校长办公室各类公文处理工作有关事项规定如下：

一、来文种类

（一）上级行政来文（含与学校平级的有关业务主管部门来文）：是指上级部门或者与学校平级的业务主管部门下发或送达学校的公文。

（二）平级单位来文：是指与学校平级的单位或兄弟院校送达学校的公文。

（三）上行文：是指给上级或学校主管行政部门报送的请示和报告。

（四）下行文：是指以学校名义下发的各类行政公文。

（五）校内二级单位报送学校或校长办公室的公文：指学校二级单位，根据工作需要向学校领导或校长办公室报送的、需校领导或校长办公室直接批示、阅知或处理的请示和报告。

（六）以传真形式送达校长办公室的各类文件。

二、来文接收

（一）机要室负责接收上级行政来文（含与学校平级的有关业务主管部门来文）、平级单位公文。

（二）校长办公室文秘科负责接收学校的上行文、下行文和二级行政单位报送的需学校领导审批或阅知的请示、报告。

（三）校长办公室综合科负责接收学校二级单位递送给校长办公室的需校长办公室主任审批或阅知的请示、报告。

（四）校长办公室综合科负责接收以传真形式送达学校的各类文件。

三、来文处理

（一）处理原则

1.一文一送

一般情况下，同一文件一次只能报送给一位领导，不可一文“多头”，同时送给多位领导。对于信封封好的文件，相关人员应在了解文件内容后报送有关领导。

2.归口报送

有关人员收到文件后，应事先对文件的内容进行了解，并对其重要与紧急程度作出初步判断，按归口原则对文件进行相应处理。

（二）处理方法

1.上级行政来文（含与学校平级的有关业务主管部门来文）、平级单位公文由机要室根据文件内容进行登记、分类发送至校长办公室主任签批，校长办公室主任签批后，由机要室根据签批意见直接分发至有关单位、部门办理或呈相关校领导审阅后按意见分发至有关单位、部门办理。该类来文由机要室负责立卷归档。

2.学校的上行文、下行文原则上在学校办公自动化系统内以电子文档形式进行办理、流转、发布，由文秘科根据《南京工业大学公文处理办法》有关规定办理。

3.二级单位报送的请示、报告原则上在校长办公室公自动化系统内以电子文档形式进行流转，由文秘科负责办理。

校长办公室综合科对二级单位报送的请示、报告原则上不存档。

4.传真

综合科专人负责传真的接收、登记、编号，并根据传真的内容和重要、紧急程度，转相关领导或科室。

四、来文的催办、反馈

（一）催办

相关人员在做好文件登记、编号的基础上，应对文件的流转过程进行跟踪与监督。并根据文件的紧急程度，在必要时要提醒领导办理有关文件。

（二）反馈

领导审批后，相关人员须将领导审批意见及时反馈给责任单位，并做好文件的转发或收存、归档工作。