南京工业大学校长办公室来信处理规范

为进一步加强机关作风建设，规范来信处理程序，充分发挥服务学校改革与事业发展的功能，特制定如下规范：

一、来信定义

本规范所称来信，是指以文本形式直接寄至南京工业大学或南京工业大学校长办公室的信件，及以电子邮件形式发送至校长办公室信箱的信件。

二、信件分类

（一）落款为各级党政部门的公函应及时交校机要室处理。

（二）凡给校领导的亲启信件，送交本人处理。

（三）寄至南京工业大学校长办公室的信件、校长办公室信箱内的电子邮件及其余信件（含校领导需要转交的信件）由校长办公室文秘科处理。

三、拆阅（查阅）登记

（一）文本信件应及时拆阅，将信文、信封一并装订，并注意保持封面和内容的完整。

有关人员要将文本信件按顺序编号登记在册，详细填写来信者的姓名、单位、地址、通讯方式、来信日期、收到日期以及信件内容摘要。

（二）校长办公室文秘科应每天查阅、处理校长信箱内的电子邮件。

四、来信批转

所有来信根据内容、性质、反映问题的轻重程度等情况分类处理：

（一）一般来信根据内容和有关政策由校长办公室直接处理或及时将原信及附件转交有关部门处理。

（二）属于某职能部门的职责范围、需要该职能部门处理的信件，由校长办公室转给职能部门处理，并要求将处理结果及时反馈。

（三）涉及多部门管理权限，以及需校长办公室主任知晓的信件，呈校长办公室主任签批拟办意见后处理。

（四）内容涉及约请约见校领导的来信，参照相关制度执行。

（五）信访信件、校长信箱电子邮件的处理参照相关制度执行。

（六）广告、无实际内容的来信，登记存查，不再批转。

五、处理与反馈

（一）逐一登记呈阅后领导的批示、处理的结果、处理完毕的时间，并将材料存档备查。

信访信件、校长信箱电子邮件原则上自受理之日起30日内办理完毕，并及时将处理结果转告本人。因特殊原因到期不能办理完毕的，须提前说明，不能等处理完毕后才回复。

（二）若校领导未及时签署意见，或负责处理的部门或个人未按规定及时上报，有关工作人员应予催办。

（三）工作人员应具有高度的责任感，妥善处理每一件来信，不得擅自积压、遗漏、拖延、丢失、隐匿和销毁来信。

对涉及检举、揭发、控告的信件严格保密，不得擅自将信件转交或将内容透露给当事人或单位。